视频会议室的设计是影响视频会议效果的重要因素之一，包括会场设备、会场布局、会场环境等。会议室的设计涉及的内容非常广泛，限于篇幅，我们下面仅列出部分因素及建议。
视频会议会场设备包括摄像机、电视机、话筒以及音响系统等具体的视音频信号输入、输出设备。结合不同的会场布局和装修条件，这些设备在配置上都应该有所差异，才能真正保证会议效果。比如，会场的扩声系统必须与会场布局进行很好的配合才能真正保证其效果，专业的扩声系统设计依赖于复杂的声场测试与反复调试过程。
视频会议会场布局包括总体设计、会场面积、会场装修等：
1、会议室的空间布置
会议室空间主要根据参会最多人数来决定。4-6人的小会议室，座位通常采用一字排开或小扇形；大中型会议室，座位摆放大部分采取U字型，以取得最佳视频角度。
视频会议相关房间应采用暗敷底方式布放缆线，方便穿线。房间内的桌面采用中性或浅色，可以将天花板投下的灯光均匀地反射到与会者的脸部。不要使用白色的桌面，镜头会为了适应白色的亮度使光圈自动调小，与会者就会显得过暗。视频会议室应远离嘈杂或人员进出频繁的区域，以免与会者感觉不舒适。
2、会议室的光源控制
由于召开会议的时间是随机的，所以室内应使用人工光源，避免自然光。会议室最佳的光源应该是日光灯或三基色灯。同时务必避免摄像机取景范围内有窗户，否则室外光源会迫使摄像机光圈太小，造成黑暗。
3、会议室的音频设备布置
视频会议室内的回音反射杂波对会议的效果影响较大，所以建议将杂波控制在50db spl以内。如何有效地控制杂波呢？采用全向麦克风或者定向麦克风。全向麦克风应具有自动增益控制、全向采集声音等功能；定向麦克风通常一人一支。整套系统应以满足会议室需求为原则，尽量避免使用过多麦克风而造成不良影响。此外，会议室须做吸音处理。
4、会议室的室内装潢
靠窗的墙面可采用具有吸音效果的窗帘（布幔）来隔绝窗外杂音，其中以绒布皱褶窗帘或布幔效果最佳。视频会议室内墙面应用软包装饰。地板最好铺地毯，避免人员走动产生太多杂声；同时尽量不要采用大理石墙面，因大理石容易反射杂讯，影响声音效果。
5、会议室的电源控制
摄像机、电视机等视频设备最好采用同相电源，重要会场的mcu、codec、摄像机应采用不间断电源。在会议桌的附近要安装适量的网络插口和相应的220v电源插座。
6、会议室的环境布置
标准的视频会议的环境，温度18-25℃。保持室内气流通畅，不宜过大。室内尽量配备通讯设备专用的灭火器。预留不少于2个网络插入端口。尽量降低室内外噪音。
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