会议室是激发创新、分享观点的地方。精心设计的布局，能够优化参与者之间的学习，让其倍感舒适，并促进协作。最重要的是，恰当的会议室布局有助于会议目标的达成。
在确定会议室布局风格时，首先要考虑的是会议的目标。例如，头脑风暴会议和人数有限的演示型会议肯定拥有不同的布局。
无论会议目的如何，所有的会议室布局包含的基本要素有：
座位安排
视频显示
电源
灯光
声学
家具，如储物空间或讲台
艺术品和装饰
品牌目标
这份名单中的前三位是会议室通信的关键要素，可以说是最为重要的，接下来将对其进行详细的解读：
一、座位安排
座位安排有助于引导观众关注到某些焦点，并对与会者的互动起到促进或者阻碍的作用。会议室布局的风格主要取决于与会者的规模及其之间的关系还有演示方式。5种比较受欢迎的座位布局为：
1.会议室风格：将一张桌子放在房间的中央，与会者围坐周围。适用于需要与会者互动，并拥有清晰的视线，以促进其交流。这种风格也通常用于视频会议室的布局。
2.U型：在U型桌外放置座椅。非常适合25人及以下的会议室。对于需要演示者和视频演示的讨论组型会议非常适用。
3.教室风格：与会者需要在笔记本电脑上工作或笔记时，通常首选教室风格。桌椅被成排放置。这种风格还有助于演讲者和观众间的对话。
4.剧场式：通常用于大型组织，用于听取演讲者观点。这种配置只需简单地将椅子面向房间正面排成一排，无需桌子。参与者通常不需要互动或做笔记。
5.宴会风格：需要坐着用餐的活动可以采用此类风格，令参与者可以将注意力放置在彼此之间及演讲者。这种配置具有相互平行并垂直于房间正面的多拍桌子。通过这种方式，与会者主要关注彼此，但同时可以轻松看到及听到组织方或演讲者提供的信息。
二、视频显示
鉴于信息共享、协作以及与电话会议系统集成的必要用途，视频显示器是绝大多数会议室的需要。首先需要确定屏幕尺寸，这主要是基于房间面积。大尺寸LCD显示屏可以有效地传达信息并增强小型会议室的氛围。另外，LED或LCD视频墙可以填满一个大型会议空间，从任何座位的角度都能提供无缝、高品质的图像。
视频显示器和视频墙可用于各种功能。在选择时可以考虑 以下要点：
增强图像清晰度，为观看者提供卓越的视觉体验；
触摸屏支持使用者互动；
精简安装及灵活的安装深度，充分利用空间；
要求严格的应用程序设计，以支持几乎任何演示需求；
多年可靠使用的持久耐用性；
智能电源管理，确保连续运行；
简化安装、维护及检测的设计；
搭载嵌入式视频处理功能的视频墙，可以在部分或整体视频墙上进行缩放。
三、电源
电源是一个时常被忽略的部分，但又是非常关键的元素。会议期间，没有什么比被原本可避免的电源故障而打断更令人沮丧的了。请尽量确保视频显示器的电源供应，最小化故障风险。如今，市面上部分显示器和视频墙采用冗余电源设计，以保障持续运行。此外，出色的热控制设计，也能在实现无风扇超静音运行的同时，有效减少故障发生概率。
此外还需要注意的是，需要为演示者和与会者提供足够的电源插座。多个插座需要以恰当的配电形式，如台式插座或电涌保护器的形式放置于房间中。在人行通道保护和隐藏电缆也是个好主意。电缆保护器和卷线器是保护电缆和布线的两种方式，同时能为与会者创造一个更加安全、整洁的环境。
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