随着信息科技的发展，地球正在变得越来越小，在快节奏的商务活动中，高效的信息沟通方式的重要性也变得日渐突出，于是便催生了视频会议系统。如今，视频会议的应用使得企业的通信方式更加灵活和可靠。
就在数年前，企业的通信手段仍限制于手动交互、移动交互，通过视频通话在线互动等方式，但沟通效率并不令人满意。很多企业处于国际性事务的需求，需要与遍布世界各地的员工、客户等进行实时沟通。在以往只能以昂贵的国际电话来解决，却给公司带来了巨大的运营成本。面对企业频繁的商务会议和日常沟通需求，多数企业正视图转向基于软件的视频通信方式。
以往的商务会议多局限于会议室（硬件视频会议），要求所有与会人员必须在指定的时间和房间内集合，并且需要大量的设备和技术支持，因此往往会耗费大量的人力和物力。但在在高速运转的商业竞争环境中，庞杂的设备和对会议室的限定由于灵活性欠佳而并不是执行业务的最佳方式。
企业真正需要的，是能够在任何时间、任何地点、无需承担高额费用的有效沟通途径。软件视频会议系统基于PC，不但在数据共享方面更加灵活便利，使用成本也比硬件视频会议更加经济。
事实上，多数软件会议内置互动功能，诸如集成了电子白板、桌面共享、应用程序共享、协同浏览等功能，而使用这些功能的与会者可以方便地在会议中使用相同的解决方案共享文件等重要资料。
软件视频会议具有不可比拟的灵活性，其可以适应各种复杂的网络环境，穿透防火墙。并支持无线网络，可以随时随地开启会议。这些都是硬件视频会议无法企及的。
随着音视频技术的日趋成熟，软件视频会议完全可以实现主流的高清视频效果，并且使用方式灵活，部署、维护及升级都十分方便，具有强大的扩展性。
可以看出，基于软件的视频会议系统将依赖低成本和高性能而成为物美价廉的沟通方案，也是企业内部和外部通信的理想工具。
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