在视频会议系统的构建过程中，产品的选购往往占用了用户的大部分精力，而会议室的构建布局往往成为人们忽略的对象。所谓的“好马配好鞍”，完美的视频会议产品要有完美的会议室与之匹配才能实现最完美的视频会议效果。一个标准的视频会议室对于光照度、音响效果以及整体布局都有严格要求。
达到良好的视觉效果，适宜的光照很重要
视频会议室的光照要适度。视频会议对于用户的特别之处就在于其“面对面”沟通，而会议室光线的效果会议直接影响视觉效果。为了最大限度的降低外界光线对于会议效果的影响，视频会议室内一般采用人工冷光源，三基色灯（色温3000-3500K）为首选。较为合理的布局是，三基色灯安装在会议室的天花板上，要在天花板上安装L型框架，灯管安装在L型框架拐角处，使灯光不直接照射到物体及与会者，而依靠天花板对灯光的反射、散射照亮会议室。
为了避免阳光直射到物体、背景及镜头上造成刺眼的对比，会议室的门窗需要深色窗帘遮挡。会议室所采用的辅助灯光应为日光型，避免使用频闪光源。值得注意的是，设置光线时要避免直接照射，因为这会导致阴影，从而影响视频效果，使用间接光源或从平整的墙体反射的较为柔和的光线为最佳选择。
高清的音质，音效处理要给力
在实际应用中，要想保证会议音质的高清，除了设备本身的品质“高清”之外，会议室设计装修中对于音效的处理也不容忽视。通常说来，声音的调整方法与会场的大小、环境的设计以及生源的音质密切相关。为获得良好的声音还原，就要充分、恰当地运用调音和扩音设备，使声音达到明亮、丰满、结实的效果。
根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。一般来说，混响的时间过短，则声音枯燥发干；混音时间过长，声音又混淆不清。在会议室内，混响时间合适就能美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果，因此不同的会议室都有其最佳的混响时间。会议室中的证声绝缘与吸声效果的实现通过在地毯、天花板、四周墙壁内铺设隔音毯实现。
对于会议中比较常见的啸叫问题，目前采用的方法主要是避免固有共振点的形成，要通过音频设备的合理布局进行调整。用户在进行会议现场布局是要尽量避免将麦克风安放在音箱的覆盖范围内，尤其不要放在音箱旁边。舞台和音箱面对的后墙可以布置吸声系数较大的幕布，同时，音箱要尽量架设在高一些的地方，不要太靠近墙壁。
舒适的会议环境，色彩搭配很重要
实践证明，会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调都会严重影响画面的显示质量，因此，为了保证会议“悦目”进行，其室内的颜色搭配也是很有讲究的。由于黑白两色对于人体摄像容易产生“反光”及“夺光”的不良效应，会议室内一般忌用“白”、“黑”之类的色调。墙壁四周以及桌椅采用浅色色调较为适宜，其中南方宜用冷色，北方宜用暖色。
另外，为了尽量减少不必要的摄像信息量，摄像背景(被摄人物背后的墙)不宜挂有山水等景物。不过，为了润色会议室环境，室内可以摆放花卉盆景等清雅物品，提升会议室的整体品位。
结语：
随着视频会议应用范围的不断拓宽，用户群越来越大众化。“好产品就有好效果”是人们的普遍认知，这也正是“高清”之类的风潮层出不穷的重要原因。然而，由于缺乏相应的知识，部分用户的盲目追赶潮流反而使得视频会议效果大打折扣，造成资金的浪费。虽然当前诸多的厂商开始提供“一站式”的服务，但是对于细节的深入了解，则会让用户在系统的构建中更加理性。
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