随着以电脑为中心的多媒体技术的普及和提高，给会议工作带来了新的手段和方法，尤其是近几年，视频会议、远程教学等可视化信息技术在会议室领域得到广泛应用，多媒体会议室以其功能的多样性（如现场会议、学术报告、培训教学等）得到迅速普及。
在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，也越来越体现出它的优势。
会议系统规划要考虑的问题
会议系统工程是泛指与会议相互关联的声、光、电设备及软件的集成。 会议系统设计就涵盖上述方方面面。会议系统的集成是通过认真的分析和理解客户的需求，执行规划设计的项目。运用技术的手段，最佳的解决问题，从而给客户提供最大价值。在预算内、预期内、收获预想的结果。最终使用户得到满意。
会议设计之前，要进行调研和勘查。进行科学的设计规划。会议系统规划要考虑的问题
- 会议系统使用的目的性
- 会议系统构成的级别
- 服务的范围
- 会议管理的能力
- 与国际应用环境的思考
- 功能价格关系，经济利益
- 系统的质量和服务体系
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