在会议召开过程中，有些会议用户可能只需要音频就完全能够满足需求，视频就显得不那么必要。随着VoIP应用的普及，单纯的音频会议也就变得更加重要。宝利通、泰德和RADVISION公司MCU将传统的电话和VoIP电话整合起来，VoIP提供商广泛使用SIP连接协议，RADVISION开发了一套SIP协议栈，其他设备厂商也允许其MCU处理SIP连接。与会者在移动电话或其他设备，以及3G终端上就能召开视频会议。1995年以前，音频质量都严重受到带宽的影响，现在，回声取消和外部噪音减少技术也得到了逐步发展。宝利通和ClearOne引领着桌面麦克风电话的发展。宝利通和MPEG-4ITU工作组让音频处理技术得到了彻底的改善，设备商都采用了HiFi音频技术，安装一台中央扩声器和外置扩声器来提供立体声。就目前而言，系统扩声器作为传输音频信号地重要设备，是商务视频会议最为重要的一个因素，在质量上仍然有待提高。
与独立的音频需求有所不同，如何实现数据共享是用户对视频会议需求的一部分。大多数的编解码器都能够驱动两台监视器，甚至3、4台。起初，数据传输仅仅是将PPT文档发送到远端的PC或者基于PC的视频会议系统。1996年，ITU数据共享标准T.120通过批准，并运用到了微软的NetMeeting中。2000年，泰德推出了Duo Video，宝利通推出了People+Content(人+内容)。2004年，业界通过了H.239数据共享标准之后，索尼立刻支持响应，其他的厂商也紧跟着支持该标准。
3、会议预定系统和多点控制单元(MCU)
如今的视频会议实现了预定和组建的完全自动化操作，在会议召开的过程中不再需要专门的会议管理人员或员工进行会议预定。
宝利通在2002年提供了MGC MCU来解决这一问题，现在宝利通的ReadiManager硬件解决方案整合了管理系统和会议预定系统。泰德的TMS和RADVISION 的iVIEW套件也为解决会议管理和预订问题提供了便利，爱斯乐和索尼为RADVISION提供的iVIEW完全整合了会议管理和预订系统。
我们所应用的大多数商务视频会议都是三方或三方以上的，因此，如何让多方参与的会议变得简单、轻松就非常重要。但在1995年之前，基本上所有系统都需要安装外置MCU和视频会议管理器。索尼在1996年将首款内置了4点控制的MCU的PCS-5000会议室系统推向市场。宝利通的ViewStation也在1997年内置了MCU。现在，除了一些入门级的系统设备外，基本上所有的设备都内置了MCU。
4、摄像机突破质的飞跃
随着视频各项标准的推出和在技术方面突飞猛进的发展，摄像机的质量也得到了稳步提升。摄像机的设计要小巧，方便用户安装、移动，价格较贵的摄像机也能够捕捉到更好的视频质量，如应用于视频监控环境的摄像机视频效果就非常好。在摄像机市场上，索尼借助其在广播摄像领域的技术和市场优势，几乎主宰了整个摄像机市场，占据着绝对优势的地位。
5、安全和互联互通
1996年，当大多数的视频会议都连接到几条ISDN线上时，安全问题上没有太多顾虑。要想在截取线上传输的任何信号，基本上不太可能，当一条ISDN线缆脱离系统时，泰德开发的SoftMux自动降速。我们进入IP时代后，视频会议中数据共享成为了必不可少的一个环节，加密技术显得尤为重要。VCON开始了视频加密技术，泰德也采用了内置音视频、数据加密技术。当用户从一个局域网连接到另一个局域网时，地址解析和防火墙穿透问题成为了IP视频会议快速发展的一大障碍。各个厂商都在开发或销售NAT/Firewall 解决方案。2005年泰德推出了Expressway，这项技术一推出，很快得到了ITU的认可，成为了H.460.18和H.460.19的基础。2006年，LifeSize也推出了LifeSize Transit。尽管业界在互联互通问题上做出了很大的努力，要让拥有不用厂商设备，在自己的视频网络上运行视频会议的最终用户互联互通，在地址解析和防火墙穿透技术上仍有很多工作有待完善。
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