视频会议系统传送的是多媒体数据，与普通数据不同，由于声音和动态图像的源信号的数据量较大，无法直接在一般条件的数字线路上传输。同时，基于对实际使用效果的要求，用户还要求传送的声音、图像信号连续平滑，其它辅助功能使用简捷。因此，要达到这样的效果，系统在声音、图像压缩、通讯线路条件、数据和应用程序共享等方面都对技术提出了很高的要求。
在前几年，视频会议系统一般在中高速专线上运行，设备绝大部分也是专用的，所以系统费用非常高昂，同时支持的群组会议成员也比较少，无法适应普通用户使用。目前视频会议已经开始逐步向宽带Internet网络发展，费用也开始大幅度下降。
一般的视频会议系统整体系统包括了MCU （视频会议服务器）、会议室终端、PC桌面型终端、电话接入网关等几个部分。各种不同的终端都连入MCU进行集中交换，组成一个视频会议网络。还有些厂家，如国内一些视频会议提供商还专门设计了语音会议系统等，可以让所有桌面用户通过PC参与语音会议，这些是在视频会议基础上的衍生。
对于视频会议系统的设备选型是一项综合性很强的工作，需要综合考虑技术的先进性、开放性、成熟性和网络的实际需求以及性能价格比等因素。
首先要根据视频系统的实际业务和路由协议等对设备的功能和性能的要求考虑相应的产品。例如，如需要提供IPSec VPN和MPLS VPN业务，那么所选取的设备需要同时支持IPSec和MPLS相关的协议集；如果对今后三年时间的业务量发展趋势有初步的估计，那么在选取设备时需要充分考虑在设备的性能上要具备适当扩容余地。路由协议的选择对设备的功能提出了相应的需求，例如是否能够支持BGP-4协议等。
其次要综合考察先进性、成熟性和开放性等要素，一般说来新技术是设备厂商在推销产品时注重宣传的亮点。但是应当注意，新技术需要一段时间后才可能为市场接受，形成开放的规范;同时，应用新技术的产品也需要在一段时间的使用后才可能逐渐成熟稳定，从而可以保障业务的高可靠性和可用性；此外，在使用新技术提供的特性时，还需要考虑是否能够与现有的设备兼容，以保障与现网中设备的无缝连接和今后平滑升级的需要。
最后要着重考虑设备的性能价格比，与所有的系统建设一样，视频系统的建设同样要平衡投入产出，要尽量避免“一次到位”的思想，这是因为技术和市场在不断地发生变化。技术的发展使得网络带宽成数量级的提高，设备价格不断降低，带宽单位价格则成数量级的降低，造成相关系统建成后，在激烈的市场竞争环境中，实际的业务营收可能很难达到当初系统建设时所做的预测，因此如果一味地追求“一步到位”，很可能会发现投入产出无法达到预期的局面。在技术发展日新月异的今天，应当采取“滚动”建设的方式，即先期投入资金满足近期业务预测，在实际运营中如果达到预期目标或有新的扩容需求，则可以将原有设备从核心推向网络系统边缘，保证原有设备的充分使用，同时增加新的核心设备，提高网络系统的总体容量。
为了保证视频系统正常使用，首先需要对视频系统设备进行良好的维护，因此最好建立一个具有分级、分权管理能力的网管系统，以实现统一的网络业务调度和管理。以使增强整个视频系统的可靠性和运行的稳定性，使视频系统启动快，若系统掉电后再来电或网络传输中断后能帮助系统迅速恢复工作。
其次是要保障整个视频系统的安全运行。目前危及IP视讯业务安全的手段有窃听、假冒、修改数据包、路由攻击、病毒、密码系统的攻击、来自系统内部的攻击等，所以不仅要在技术层面构建安全的多媒体数据传输、处理和存储过程，还要在视频系统建设完成后，着力保障整个视频系统能安全运行，以提供具有可用性、机密性、完整性、不可否认性和可控性的视讯服务。
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